Toplantı Yönetimi

Biliyorsunuz istişare hayatımızın her alanında büyük önem arz eder. Ailemiz, hobi gruplarımız, arkadaş ortamlarımız ve çalışma alanımız hep fikir alışverişleri ile yürür ve gelişir. Verimli ve etkili birliktelikler toplantılarla sağlanır. Ben bu yazımda iş dünyamız açısından toplantı yönetimi üzerine tartışalım istiyorum.

Verimli ve etkili olmak için toplanıp fikir alışverişleri ile doğru kararlara en kısa sürelerde ve en az maliyetle ulaşmalıyız. Dolayısı ile hakkını vermek üzere, bu işin de bir adabı olmalı değil mi? İş toplantıları kahvehane muhabbetine veya komşu gezmesine dönüşmemelidir. Nitekim bir araya gelmenin önemli gerekçelerinden birisi de, uzun yazışmalar ve gereksiz sohbet ile zaman kaybetmemektir.

Toplantı Yönetimi ve İncelikleri

“Şirketimizde her sabah toplantı yaparız”

Neden?

“…..(sessizlik)…. yaparız işte..!

Ne yazık ki şirketlerin en kıymetli değeri zamandır. Tıpkı insanlar gibi… Hem, şirketlerde insanlar gibi yaşam evrelerine sahiptir. Doğarlar, büyürler, yaşlanırlar ve ölürler… Yani bir ömürleri vardır.

Biz yöneticiler bu ömrün uzun sağlıklı ve verimli geçmesini sağlamakla mükellef çalışanlarız… Bir faaliyette bulunurken, alternatif maliyetleri göz ardı edemeyiz.

Değerli okuyucum. İşe yarar toplantılar düzenlemek için dikkat etmemiz gereken bir çok detay var. Bunlar firmaların faaliyet alanları ve iş yapış biçimlerine göre farklılıklar arz edebilir. Aklım yettiğince kısa kısa hepsinden bahsedeceğim. Fakat toplantı yönetimi için esas olan fayda sağlamak üzere yapıldığının farkında olmaktır.

Verimli bir toplantının aşağıda sıraladığım detaylarını çok iyi düzenlemeliyiz ki denetlenebilir ve verimli sonuçlara ulaşalım.

Toplantı Sebebinin Tayini ve İlanı :

Değerli arkadaşlarım, her çalışanımız, hangi kademe de olursa olsun yaptığı işin amacını ve gerekliliğini sorgular. Bu sorgulama yoluyla makul ve kabul edilebilir sonuçlara ulaşır ise mutlu olur ve kendisini önemli hisseder. Bu durum çalışanın verimliliği için dikkat edilmesi gereken çok önemli bir detaydır.

Toplantılar çalışan için, kendisini reel işinden uzaklaştırıp zamanını boşa tükettiği bir angarya gibi algılanmamalıdır.

Bu durumun çözümü, toplantının hangi sebeple yapılacağının ve bu sebebin gerekliliğinin net ve kesin olarak çözülmüş olması ve katılımcılara makul süre öncesinde toplantı bildirimi yapılırken izah edilmesi yoluyla çözülür.

“Falan saatte toplantı var” demek bir davet değil; belki çalışan verimliliğine bir darbedir. Demek ki toplantı davetlerimizi gerekçesiyle beraber sunmalıyız.

Toplantı Gündeminin Belirlenmesi :

Toplantının sebebi başka, gündemi başka bir şeydir. Mesela toplantı sebebi aşağıdaki gibi olabilir.

Dört numaralı üretim bandındaki verimlilik düşüşünün değerlendirilmesi.

Buna bağlı toplantı gündemi ise ilgili üretim bandındaki:

• İş görenlerin performans değerlendirmeleri
• Teknik ekipman ve makine değerlendirmeleri
• Ham madde ve yarı mamül tedarikinin değerlendirilmesi
• Lojistik imkanlarının değerlendirilmesi
• Otomasyon ihtiyaçlarının değerlendirilmesi
• İnsan gücü ve makine uyumluluğunun nicelik ve nitelik açısından değerlendirilmesi
• Hizmet içi eğitim gerekliliklerinin değerlendirilmesi
• Fiziki bina ve altyapı durumunun değerlendirilmesi
• ……………………..

Gibi olmalıdır. Yani bir yönetici toplantı sebebini belirlerken, asıl sıkıntısına işaret eden genel bir başlık gibi görmelidir. Toplantı sebebinin muhatapları herkes olabilir. Fakat toplantı gündemi ise bu ana başlık altında sıralanan detay başlıkları gibidir ve sorumluları genellikle her başlık için farklı insanlardır.

Etkili bir toplantı yönetimi için, bir gündem oluşturulurken zaman israfına yol açmayacak şekilde, sonuç odaklı ve motivasyonu arttıracak bir üslup ve sıralama gereklidir.

Periyodik Toplantıların Tehlikeli Tuzağı :

Arkadaşlar toplantılar defaten yapılabileceği gibi sürekli de olabilir. Her pazartesi her aybaşı gibi. Burada şirket iş kolu ve iş yapış biçimi önem arz eder.

Toplantı yönetimi açısından önemli olan, sürekli yapılmakta olan periyodik toplantıların, rutine dönüp etkinliğini ve verimliliğini kaybetmesi riskidir. Nitekim insanlar tekdüze yaşantılardan hoşlanmazlar ve istemeseler de heyecanlarını kaybedebilirler.

Bu durum toplantıları zaman içerisinde faydasız zaman kaybı haline dönüştürür. Beklenenin aksine sıkıntı ve bıkkınlık doğurarak toplam faydayı düşürür.

Bu sebeple yönetici yada moderatörler bu konuda uyanık olmak, katılımcıların dikkatini cezbetmek ve fayda esaslı çalışmak zorundadırlar.

Katılımcıların Tespit Edilmesi :

Toplantımızın sebebini ve gündemini iyi belirlemiş isek sırada, bu sebep ve gündemlerin ilgililerini tespit etmeye gelmiştir.

Nitekim hiç birimiz bizi ilgilendirmeyen bir toplantıda zaman kaybetmek ve sıkılmak istemeyiz. Şirket de alakasız ekip üyelerini yoktan yere bir salonda toplayıp maaşlarını ödemeye devam etmek istemez değil mi?

Katılımcıların doğru seçilmemesi herkes için büyük zorluklar içerir. Ama esas felaket toplantıda ki asli sorumluların da çalışmasını ve etkinliğini düşürür.

Değerli yönetici kardeşim. Tabii ki sıradan olma. Keşiften ve denemekten vazgeçme. Sıra dışı bir beyinle devamlı farklılıklar üret. Lakin çok insan, çok iş demek değildir. Bunu da asla unutma…

Toplantı Süresinin Belirlenmesi :

Burada bahsettiğim başlıklar bir çoğunuza sıradan gözükür. Lakin hep söylüyorum ya! Bilmek başka bir şey; idrak edip, pratik hayatında uygulaya bilmek bambaşka bir şeydir.

Toplantı başlangıç ve bitiş süreleri net olarak belirlenmelidir. Belli sınırlar dışında istisna gösterilmemelidir. Aksi halde o hep korktuğumuz felakete uğramak kaçınılmaz olur.

Toplantılarınız, içinde bol bol futbol ve siyaset konuşulan, dedikodu edilen esprilerle, sataşmalarla ruhunu yitirmiş mahalle arası sohbetlere dönüşecektir.

Dolayısı ile gündemine uygun bir başlangıç ve bitiş noktası belirlemeli, toplantı sürerken de bu süreyi takip ederek yönetmelisiniz. Burada itidalli olmak gerektiğini de hatırlatayım. sunumunu tamamlayamamış bir ekip üyesi, bu duruma çok içerleyecek ve inancı kırılacaktır. Süre konusunda iyi planlama şarttır.

İş Akışının İlanı :

Toplantı süresi içerisinde cereyan edecek faaliyetlerde saat planıyla bir akışa bağlanmalıdır.

“Açılış konuşması falan yönetici 8:30 — 8:45” gibi bir zaman çizelgesiyle akış oluşturulmalıdır. Bu iş akış çizelgesi sizin toplantı süresini yönetmenizi de kolaylaştıracaktır.

Toplantının iş akışı her katılımcının kendisini planlaması ve diğer katılımcılar ile toplantı içinde ve öncesinde ki etkileşimini de kolaylaştırır.

Toplantı Yerinin belirlenmesi :

Toplantının niteliğine göre sürekli kullanılan bir toplantı odası, yada yönetici odasında ki toplantı masası olabileceği gibi şirket dışında bir otelin toplantı odası da olabilir.

Burada önemli olan toplantının niteliğine göre uygun bir mekan tespitidir. Altı kişiyle yapılacak bir toplantı için salon tutmak verimsizlik getireceği gibi yirmi dört kişilik toplantıyı sekiz kişilik bir masada yapmaya çalışmak da, o toplantıyı mahveder.

Mekan ve masanın toplantı için hazırlanmış, temiz, düzenli, aydınlık ve sıcaklığı ayarlanmış, havalandırılmış olması gerekir. Bu alaka, çalışanların kendilerine, şirketlerine ve katılmak üzere oldukları toplantıya hürmet etmelerini sağlayacaktır ki bu da verimlilik demektir.

Belirlenen yer ve süre bilgileri de toplantı ilanında var olmalıdır.

Kullanılacak Teknolojinin Hazır Olması :

Çok önemli bir detaydır. Projeksiyon veya yansıtma ekranları, şarj üniteleri, yazıcı veya tarayıcılar, işaret ve ses aygıtları, internet ve diğer erişim cihazları, tam ve itina ile hazır edilip kontrollerinin yapılmış olması gereklidir.

Tabii ki bunların hepsi her toplantı ortamında var olmalıdır demiyorum. Ne gerekiyorsa onları kastediyorum. Sadece bir kağıt kalem dahi yetiyorsa bunların hazır ve itina ile düzenlenmiş olması gerektiğinden bahsediyorum.

Bu detaylar toplantıya davet eden tarafın, söz konusu katılımcılara, toplantı konusuna, şirketine ve kendisine ne kadar önem verdiği ve saygı duyduğunun net bir göstergesidir.

Toplantının en ince noktasında, laptopunu şarja takacak priz arayan bir katılımcının varlığını düşünsenize. Yada “internet çekmiyor yoksa size webden bir rapor gösterecektim” diyen bir katılımcıyı…

Toplantıda İkramlar :

Katılımcılara ikramda bulunma konusu, oturumların süresi ve içeriğine göre değişen ve biraz da durumsal bir konudur.

Genel olarak doğru bulduğum yöntemi izah etmekle iktifa edeceğim. Masada katılımcıların her birisi için kolayca ulaşa bilecekleri şekilde su bulundurulmalıdır. Başka ikram toplantı sürerken yapılmamalıdır. Dikkatler dağılır, düzen bozulur çünkü…

Uzun toplantılar için her bir saat arayla on beşer dakikalık antreler verilir ve bir fuaye alanı oluşturularak çay, meşrubat ve yanında kuru pasta, kanepe gibi ikramlar bu molalarda hazır bulundurulur.

Gün boyu süren toplantılarda da yine toplantı mekanı dışında bir yemek organizasyonu yapılır. Hepsi bu. Toplantı salonunu akrabaya ev ziyaretine gelmiş havasına sokmaktan kesinlikle çekinmek gereklidir.

Sonuçların Geri Beslemesi :

En zararlı şey toplanıp toplanıp bir karara varamadan kalkıp gidilmesidir. İkinci zararlı şey ise varılan kararların ilgililere yansıtılamaması veya bu konuda geç kalınmasıdır.

Toplantı kararları bir yazman tarafından veya ilgili çalışanlar eliyle hemen derlenip, yöneticiye onaylatıldıktan sonra katılımcılara ve diğer ilgililere yayınlanmalıdır.

Ayrıca davet eden yönetici birim uhdesinde bir klasörleme yöntemi kullanılarak, yer, zaman, konu, ve katılımcılar ile sonuçlar anlamında ulaşılabilir olarak saklanmalıdır.

Bu sonuçların yönetimi, denetimi ve sonraki toplantı süreçlerinin planlanması için de önem arz etmektedir.

Sürdürülebilirlik :

Hayatın her alanında bu kavram var artık. “Sürdürülebilirlik” Çünkü insanlık sıkıntıda. Devamını getirebilmek için kaygıda. Neyin mi? Her şeyin.

İnsanların dünyadaki hayatlarının dahi sürdürülebilirliği tartışılıyor biliyorsunuz. Bir işin, bir fikrin veya bir ailenin sürdürülebilir olup olmadığı masada…

Hal böyle iken kurumların da tüm yönleri ile bulundukları zeminde sürdürülebilir bir oyuncu olup olmadığı devamlı surette göz önünde tutulmalıdır.

Mikro düzeyde toplantılarımızın sürdürülebilir olmasının kaynağı fayda doğurma potansiyelleridir. Ne kadar zevkli olursa olsun, fayda doğurma kapasitesi yok ise o toplantıdan vazgeçip, yenilemek, geliştirmek ve düzenlemek yollarıyla sürdürülebilir bir toplantı formatı belirlenmelidir.

Yeni işe başlattığımız bir çalışan veya parkurumuza eklediğimiz yeni bir makine için, nasıl dikkatle inceleme yapıp, etkinliklerini denetliyorsak; toplantılara da aynı gözle ve aynı hassasiyetle bakmalıyız.

Toplantının Geçerliliği :

Bir toplantının geçerli olabilmesi için yukarıda izah etmeye çalıştığım detayların yanı sıra, bir de konuya muhatap ekip üyelerinin hazır bulunması ve konuya ait datanın da hali hazırda var olması gerekir.

Toplantı yönetimi alanında çalışanlar duymuşlardır. “Ben yoktum birimim hakkında karar almışlar” Yada “bana sormadan yapmışlar”… Bu serzenişler toplantımızın ve sonunda aldığımız kararların geçerliliğini zedeler.

Halbuki toplantı kararları bir kurumun en üst kaliteye mazhar kararları olmalıdır. Bütün bilgi toplanmış, bütün vakıa incelenmiş, ilgililere danışılmış ve hatta benzer hadiseler rakipler üzerinde incelenmiş olmalıdır.

Katılımcıların eksiksiz olması ve üst yönetimin onayı ile sağlıklı bir toplantı geçerlilik kazanır ve sonuçları da güçlü bir uygulama zemini bulur.

İki Küçük Uygulama ile Kaliteli Toplantılar

1- Park Etme Uygulaması

Toplantılarda sıkça yaşanan bir mesele de konunun özü dışında, bazı haklı ve üzerinde durulması gereken ilgili ilgisiz konuların üretilmesidir.

Böyle durumlarda esas konudan sapmadan, süre ve süreci ziyan etmeden bu yeni doğan tali konuların not alınarak, başka bir toplantıya konu edilmesini ve fakat mevcut toplantıyı bozmamasını sağlamak en doğru çözümdür. Buna toplantı yönetimi alanında “park etme” denir.

Sağlıklı toplantılar için dikkatle üzerinde durulması gereken bir uygulamadır

2- Maliyet Sayacı Uygulaması

Acaba bir şirkete üst yönetimin katılımıyla yapılmakta olan geniş bir toplantının maliyeti nedir?

İlginç bir bakış açısı gibi gelebilir ama bu ucu bucağı olmayan, verimsizce her daim uygulanan, sohbetlerle, yeme içmeyle zaman öldürülen toplantıların gerçek bir gider oluşturduğu ortadadır.

İşte bu toplantıya katılanların maaşları ve zaman arasında ilişki kurup maliyet hesaplama tekniğine maliyet sayacı diyoruz. Bunun için geliştirilmiş yazılımlar da var.

Hatta bazılarına alternatif maliyet indeksi ve toplantının otel, yeme içme vs. giderlerini de ekleye biliyorsunuz. Alternatif maliyet önemli zira verimsiz bir toplantıda tuttuğunuz çalışanlar; toplantıda olmayıp ta işlerine baksalar üretecekleri katma değerden vaz geçiyorsunuz toplantı yaparak.

Toplantı Yönetimi ve İdareciler

Ne yazık ki orta ve üst düzey yöneticilerin, hatta girişimcilerin ortalama %70 mesailerinin toplantılarda geçtiğine dair bir çok araştırma var.

Hal böyle iken bu konunun dikkatle yönetilmesi gerektiği aşikardır. Bir yönetici toplantılar arasında mekik dokurken toplantı kararlarının hayata geçişini nasıl yönetip denetleyecek ki?

Ben bir keresinde yeterli hazırlık yapılmadan başlanmış bir toplantıyı protesto etmiş sona erdirmiştim. Hem de ilk on beş dakikasında… Amacım yöneticilik kaprisi değil farkındalık sağlamaktı tabii ki…

Aklıma gelmişken günümüz teknolojisinden faydalanarak bir araya gelmeksizin sesli ve görüntülü toplantılar düzenlemek gibi imkanlardan da azami seviyede yararlanıp, hem zaman hem de maliyetten tasarruf edilmelidir. Tabi ki bu yöntem her toplantı sebebi için verimli olmaya bilir.

Konuyla ilgili yazmaya devam edeceğim. Etkili ve verimli toplantılarla, devamlı artan başarılar dilerim…